Distributoren & Lieferanten
Jedes Angebot, das EGIS liefert, trägt den Namen eines Distributors. In Odoo braucht es dafür einen Lieferanten-Kontakt — sonst weiß niemand, an wessen Zeile in der Lieferantenpreisliste der Preis gehört.
Ein Distributor ohne zugeordneten Kontakt wird schlicht übersprungen. Sein Angebot geht nicht verloren, es wird nur nicht geschrieben — und der Lauf vermerkt am Ende, welche Distributoren betroffen waren. Das ist die häufigste Ursache dafür, dass nach dem ersten Lauf weniger Lieferantenzeilen entstehen als erwartet.
Wie eine Zuordnung zustande kommt
Für jedes Angebot arbeitet EGIS-Connector vier Stufen ab und nimmt die erste, die greift:
| Stufe | Kriterium | Warum in dieser Reihenfolge |
|---|---|---|
| 1 | Zuordnungstabelle über die EGIS-Kennung | Die Kennung ist stabil — sie ändert sich nicht, wenn ein Distributor umfirmiert |
| 2 | Zuordnungstabelle über den exakten EGIS-Namen | Für Altbestände, die noch ohne Kennung angelegt wurden |
| 3 | Auto-Zuordnung über ein konfiguriertes Feldpaar | Skaliert über viele Distributoren hinweg |
| 4 | Namensvergleich ohne Rechtsform | Der pragmatische Rückfall |
Führt keine Stufe zum Ziel, entsteht eine leere Zuordnungszeile zur späteren Bearbeitung.
Trifft Stufe 2 auf eine Zeile ohne Kennung, wird die Kennung nachgetragen. Beim nächsten Lauf greift für sie Stufe 1. Ebenso gilt: Eine leere Zuordnungszeile aus einem früheren Lauf blockiert die Auto-Zuordnung nicht — sobald die Regel greift, wird sie nachgezogen.
Die Auto-Zuordnung einrichten
In den Einstellungen, Karte EOL & Distributoren, stellen Sie zwei Felder gegeneinander:
- Auto-Zuordnung über — welches EGIS-Feld herangezogen wird: die EGIS-Kennung, der EGIS-Name oder Unsere Kundennummer beim Distributor.
- …gegen Partner-Feld — welches Textfeld am Kontakt diesen Wert enthält. Zur Auswahl steht jedes Text- oder Zeichenfeld an Kontakten, also auch ein selbst angelegtes.
Zugeordnet wird nur bei genau einem Treffer. Zwei Kontakte mit demselben Wert führen zu keiner Zuordnung — bewusst, denn eine falsche Zuordnung schreibt Preise an den falschen Lieferanten.
Die Suche schränkt bewusst nicht auf Kontakte mit Lieferantenkennzeichen ein. Odoo zählt dieses Kennzeichen erst nach der ersten bestätigten Bestellung hoch — bei vielen real genutzten Distributoren steht es deshalb auf null. Der Schutz vor Fehlzuordnungen ist die Eindeutigkeitsbedingung, nicht ein Vorfilter.
Die Sache mit den SYN-Nummern
Solange Sie bei einem Distributor noch keine eigene Kundennummer haben, führt EGIS dort die
SYNAXON-Sammelnummer mit dem Präfix SYN. Im Beispiel unten tragen mehr als die Hälfte der
Distributoren dieselbe Nummer SYN63284.
EGIS-Connector behandelt solche Nummern konsequent:
- Sie werden nie für die Auto-Zuordnung genutzt — sie sind nicht eindeutig.
- Sie werden nie in ein Kontaktfeld übernommen — auch nicht, wenn Sie Unsere Kundennummer in den Lieferanten-Feldzuordnungen einem Feld zugewiesen haben.
- Der Namensvergleich aus Stufe 4 greift trotzdem.
Der Namensvergleich
Die letzte Stufe vergleicht Firmennamen normalisiert: Kleinschreibung, Rechtsformzusätze entfernt, Satzzeichen entfernt.
| EGIS-Name | Odoo-Kontakt | Treffer? |
|---|---|---|
| ALSO | ALSO Deutschland GmbH | Nein |
| ALSO DEUTSCHLAND | ALSO Deutschland GmbH | Ja |
| BYTEC Bodry Technology GmbH | BYTEC Bodry Technology | Ja |
| Conrad Electronic SE | conrad electronic | Ja |
Erkannt und entfernt werden unter anderem GmbH, AG, KG, GmbH & Co. KG, OHG, GbR, UG, SE, e. K., e. V., Ltd., Inc., Corp., LLC, PLC, B.V., N.V., S.A., S.à r.l., Sp. z o.o., A/S, AB und Oy. Auch hier gilt: nur bei genau einem Treffer.
Der Reiter „Lieferanten" auf der Abgleich-Seite
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Auswahl-Kästchen | Markiert die Zeile für den Auswahl-Abgleich |
| EGIS-Name / Ident | Wie EGIS den Distributor führt |
| Firma / Ort | Stammdaten aus der EGIS-Lieferantenliste |
| Unsere Kundennr. | Ihre Kundennummer beim Distributor — oder die SYN-Sammelnummer |
| Preisabfrage / Tracking / Rechnungen | Welche EGIS-Funktionen der Distributor unterstützt |
| Mapping | Der Zuordnungsstatus |
| Odoo-Lieferant | Der zugeordnete Kontakt — hier direkt änderbar |
Die vier Mapping-Zustände
| Badge | Bedeutung |
|---|---|
| zugeordnet (grün) | Ein Kontakt ist verknüpft — Angebote werden geschrieben |
| Vorschlag (blau) | Eine der Automatiken hat einen Kontakt gefunden, die Zuordnung ist aber noch nicht gespeichert |
| nicht zugeordnet (gelb) | Kein Kontakt — Angebote werden übersprungen |
| ignoriert (grau) | Bewusst ausgeschlossen; Angebote werden nie übernommen |
Markieren Sie eine Zeile mit dem Status nicht zugeordnet, erscheint zusätzlich der Badge wird angelegt: Der nächste Auswahl-Abgleich legt für sie einen Lieferanten-Kontakt an.
Zuordnen — drei Wege
Von Hand. Die Spalte Odoo-Lieferant ist ein Suchfeld je Zeile. Sie können damit auch bewusst vom Vorschlag abweichen oder eine bestehende Zuordnung durch Leeren entfernen. Die Änderung wird sofort gespeichert.
Über den Auswahl-Abgleich. Markieren Sie Zeilen und klicken Sie . Zeilen mit Vorschlag werden verknüpft, Zeilen ohne Zuordnung bekommen einen neuen Kontakt — angelegt als Firma, bevorzugt mit dem Firmennamen aus der EGIS-Lieferantenliste und mit dem Vermerk, dass er programmatisch entstanden ist. Anschließend füllt EGIS-Connector die leeren Felder gemäß Lieferanten-Feldzuordnung.
Automatisch beim Abgleich. Ist Unbekannte Distributoren als Lieferant anlegen eingeschaltet, entstehen Kontakte ohne Ihr Zutun. Voreingestellt ist das aus — der Normalfall ist die leere Zuordnungszeile, die Sie in Ruhe abarbeiten.
Die Zuordnungstabelle pflegen
→ → zeigt alle Zuordnungen in einer direkt bearbeitbaren Liste. Zeilen ohne Kontakt sind gelb hervorgehoben.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| EGIS-Name | Der Name exakt wie von EGIS geliefert |
| EGIS-Ident | Die stabile Kennung |
| Lieferant | Der zugeordnete Kontakt |
| Ignorieren | Angebote dieses Distributors nie übernehmen |
| Notiz | Freitext — automatische Zuordnungen tragen hier einen Vermerk |
Manche Distributoren führen zwar Ihre Artikel, kommen für Sie aber nicht in Frage — kein Rahmenvertrag, keine Zahlungsziele, kein Lieferweg. Setzen Sie dort das Häkchen Ignorieren: Ihre Angebote werden nie übernommen, tauchen also weder in der Lieferantenpreisliste noch in der Einkaufsbasis der Preisbildung auf. Das ist der saubere Hebel, wenn Verkaufspreise sich an Distributoren orientieren sollen, bei denen Sie tatsächlich bestellen.
Was mit Ihren bestehenden Lieferantenzeilen passiert
Die wichtigste Zusicherung noch einmal in aller Deutlichkeit:
| Zeilentyp | Preis | Informationsfelder |
|---|---|---|
| Von Ihnen angelegt | Wird nie geändert | Werden gefüllt, wenn der Kontakt zu einem EGIS-Distributor passt |
| Von EGIS verwaltet | Wird aktualisiert, sofern über der Toleranz | Werden bei jedem Lauf gefüllt |
Neue EGIS-Zeilen werden zudem ans Ende der Lieferantenreihenfolge einsortiert. Weil Odoo den Lieferanten für Angebotsanfragen nach dieser Reihenfolge auswählt, bleibt Ihre bisherige Lieferantenwahl unverändert, solange eine manuelle Zeile existiert.
Hatte ein Artikel bislang gar keine Lieferantenzeile, schlägt Odoo nach dem ersten Lauf erstmals einen Lieferanten vor — nämlich einen EGIS-Distributor. Das ist gewollt, aber es ist eine Verhaltensänderung, die man kennen sollte.
Meldet EGIS ein zuvor vorhandenes Angebot nicht mehr, wird die Zeile nicht gelöscht — Ihre Preishistorie und Ihre Verweise bleiben intakt. Sie behält allerdings die zuletzt gemeldeten Werte. Ob eine Zeile veraltet ist, erkennen Sie am Feld Letzter EGIS-Abgleich: Steht dort ein älteres Datum als bei den übrigen Zeilen des Artikels, hat der Distributor den Artikel zuletzt nicht mehr geführt.
Kurz zusammengefasst
| Situation | Was zu tun ist |
|---|---|
| Viele Distributoren, eigene Kundennummern gepflegt | Auto-Zuordnung über die Kundennummer einrichten |
| Kontaktnamen entsprechen weitgehend den EGIS-Namen | Nichts tun — der Namensvergleich greift |
| Einzelne Distributoren fehlen | Im Reiter Lieferanten markieren und synchronisieren |
| Distributor kommt nicht in Frage | In der Zuordnungstabelle auf Ignorieren stellen |
| Vorschlag ist falsch | In der Spalte Odoo-Lieferant den richtigen Kontakt wählen |