Benutzervorlagen
Eine Benutzervorlage fasst Einstellungen zu Berechtigungen, Funktionstasten, Weiterleitungen, Gruppen und Geräten zusammen. Sie definieren die Vorlage einmal – und wenden sie danach per Klick auf beliebig viele Benutzer an.
Zu finden unter im Bereich Benutzervorlagen.
Ihr Unternehmen stellt fünf neue Mitarbeiter im Vertrieb ein. Statt jeden Benutzer einzeln einzurichten, wenden Sie die Vorlage „Vertrieb" an – alle fünf erhalten in einem Schritt die gleichen Berechtigungen, 12 Funktionstasten und die konfigurierte Weiterleitung bei Abwesenheit. Was sonst eine Stunde dauert, ist in einer Minute erledigt.
Vorlagen anlegen und verwalten
Klicken Sie auf , um eine neue Vorlage zu erstellen. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Vertrieb", „Empfang" oder „Außendienst".
Jede Vorlage besteht aus bis zu sechs Einstellungsbereichen:
| Tab | Inhalt |
|---|---|
| Allgemein | E-Mail-Einstellungen, Anklopfen, DND, Sprache, Passwort, angezeigte Rufnummer |
| Funktionstasten | Funktionstasten-Set definieren und an Benutzer ausrollen |
| Weiterleitungen | Rufweiterleitungsregeln für interne und externe Rufnummern |
| Berechtigungen | STARFACE-Benutzerrechte setzen, entziehen oder beibehalten |
| Gruppen | Benutzer in Gruppen an- oder abmelden |
| Geräte | Benutzer von allen Telefonen abmelden |
Nicht konfigurierte Bereiche werden beim Anwenden der Vorlage einfach ignoriert – Sie müssen nicht alle Tabs ausfüllen.
Vorlagen in Gruppen organisieren
Klicken Sie auf , um Vorlagen optisch zu strukturieren. Gruppen sind rein visuell und haben keinen Einfluss auf die Funktion der Vorlagen. Per Drag & Drop verschieben Sie Vorlagen zwischen Gruppen.
Tab: Allgemein
Legen Sie grundlegende Benutzereinstellungen fest:
- E-Mail bei verpassten Anrufen – aktivieren, deaktivieren oder beibehalten
- Anklopfen – ob eingehende Anrufe bei belegtem Apparat signalisiert werden
- Ruhe/DND – Nicht-stören-Modus setzen
- Sprache – Systemsprache des Benutzers (Deutsch, Englisch, Französisch)
- Angezeigte Rufnummer – primäre externe Rufnummer oder Unterdrückung
- Passwort – auf Loginpfad-Basis setzen (z. B. 4× Interne Rufnummer) oder zufällig generieren
- Chat Status Nachricht – setzen oder löschen
- Avatar/Benutzerbild – löschen
Jede Einstellung kann auf aktivieren, deaktivieren oder nicht verändern gesetzt werden. So können Sie gezielt nur einzelne Eigenschaften anpassen, ohne andere zu überschreiben.
Sie möchten für alle Mitarbeiter im Homeoffice das Anklopfen deaktivieren, damit keine Unterbrechungen entstehen. Erstellen Sie eine Vorlage „Homeoffice" mit nur einer Einstellung: Anklopfen → deaktivieren. Alle anderen Felder bleiben auf „nicht verändern". Per Template Timer läuft die Vorlage automatisch jeden Morgen.
Tab: Funktionstasten
Definieren Sie ein Funktionstasten-Set direkt in der Vorlage – ohne Vorlagenbenutzer.
Funktionstasten erstellen
Klicken Sie auf , um eine Taste hinzuzufügen. Pro Taste legen Sie fest:
- Position auf dem Tastenfeld
- Typ (z. B. BLF-Taste, Kurzwahl, Rufumleitung, Gruppe, Modul, Voicemail)
- Name – mit Platzhaltern wie
{{name}},{{firstname}},{{int}}für dynamische Beschriftung
Vorhandene Tasten eines STARFACE-Benutzers lassen sich direkt in den Editor übernehmen: Wählen Sie unter Tasten von Vorlagenbenutzer übernehmen einen Benutzer aus und klicken Sie auf .
Ersetzungsverhalten
Drei Modi steuern, wie die Vorlage mit bereits vorhandenen Tasten umgeht:
| Modus | Verhalten |
|---|---|
| Alle Tasten ersetzen | Alle vorhandenen Tasten des Benutzers werden gelöscht und durch die Vorlagentasten ersetzt |
| Vorhandene Tasten ersetzen | Nur die in der Vorlage definierten Positionen werden überschrieben |
| (kein Modus) | Vorhandene Tasten werden nicht verändert (additive Anwendung) |
Aktivieren Sie Name ignorieren, damit Benutzer ihre Tastenbeschriftungen selbst anpassen können – ohne dass eine erneute Vorlagenausführung die Namen überschreibt.
Der Vertrieb bekommt eine neue Warteschlange. Sie fügen die Taste einmalig in der Vorlage „Vertrieb" hinzu und wählen Vorhandene Tasten ersetzen. Beim nächsten Anwenden erhalten alle 18 Vertriebsmitarbeiter die neue Taste automatisch auf der richtigen Position – ohne dass ihre übrigen Tasten verändert werden.
Funktionstasten umbenennen
Mit der Funktion Funktionstasten umbenennen ersetzen Sie Tastennamen per Such-und-Ersetzen – auch mit regulären Ausdrücken. Das ist nützlich, wenn sich zum Beispiel ein Gruppenname ändert und viele Tasten umbenannt werden müssen.
Tab: Weiterleitungen
Konfigurieren Sie Rufweiterleitungsregeln für externe und interne Rufnummern getrennt.
Für jede Rufnummerngruppe (extern/intern) können Sie drei Weiterleitungsarten setzen:
| Art | Beschreibung |
|---|---|
| Immer | Alle eingehenden Rufe werden sofort weitergeleitet |
| Besetzt | Weiterleitung, wenn der Benutzer bereits telefoniert |
| Zeitüberschreitung | Weiterleitung, wenn der Anruf nach X Sekunden nicht angenommen wird |
Als Ziel stehen zur Verfügung: erste Benutzermailbox oder eine benutzerdefinierte Rufnummer (inkl. Platzhalter wie {int}, {ext}, {login}).
Alle Mitarbeiter in einer Abteilung sollen bei Abwesenheit auf die zentrale Mailbox der Abteilung umleiten. Sie definieren einmal die Weiterleitung „Bei Zeitüberschreitung → Mailbox-Nummer" in der Vorlage. Bei jedem Onboarding-Termin wenden Sie die Vorlage auf den neuen Benutzer an – fertig.
Tab: Berechtigungen
Weisen Sie STARFACE-Benutzerberechtigungen zentral zu oder entziehen Sie diese.
Für jede Berechtigung wählen Sie:
- Aktivieren – Recht wird gesetzt
- Beibehalten – Recht wird nicht verändert
- Deaktivieren – Recht wird entzogen
Nutzen Sie die Vorauswahl-Schaltflächen, um schnell einen Ausgangszustand zu setzen: , oder – und passen Sie danach gezielt an.
Die Berechtigungen sind in vier Kategorien gruppiert: Einstellungen, Administration, Funktionstasten und Premium.
Eine fehlerhafte Konfiguration kann Administratoren ihre Rechte entziehen. Prüfen Sie vor dem Anwenden, ob ausreichend Admin-Berechtigungen erhalten bleiben.
Sie führen eine neue App-Premium-Lizenz ein. Per Vorlage aktivieren Sie die Berechtigung App Premium-Funktionen und Microsoft Teams Integration für alle 20 Mitarbeiter im Vertrieb – in einem Schritt statt einzeln in der STARFACE-Verwaltung.
Tab: Gruppen
Melden Sie Benutzer in STARFACE-Gruppen an oder ab.
Für jede Gruppe wählen Sie anmelden oder abmelden. Optional definieren Sie eine Ausnahme:
| Ausnahme | Beschreibung |
|---|---|
| Keine Ausnahme | Alle ausgewählten Benutzer werden angemeldet/abgemeldet |
| Erster Benutzer der Gruppe | Der erste angemeldete Benutzer der Gruppe wird ausgenommen |
| Letzter Benutzer der Gruppe | Der letzte angemeldete Benutzer wird ausgenommen (mindestens einer bleibt immer in der Gruppe) |
| Ausgewählte Benutzer | Bestimmte Benutzer werden von der An-/Abmeldung ausgenommen |
Jeden Abend sollen alle Mitarbeiter aus der iQueue-Gruppe „Kundenservice" abgemeldet werden, damit keine Anrufe mehr ankommen. Sie erstellen eine Vorlage „Feierabend Kundenservice" mit der Einstellung Gruppe „Kundenservice" abmelden, Ausnahme: letzter Benutzer. Per Template Timer läuft diese Vorlage täglich um 18:00 Uhr automatisch.
Tab: Geräte
Melden Sie Benutzer von allen Telefonen ab (ausgenommen UCC-Client).
Diese Funktion ist nützlich, wenn Benutzer konsequent an- und abgemeldet werden sollen – etwa in Büros mit festen Arbeitszeiten. Ein abgemeldeter Benutzer ohne Endgerät aktiviert sofort eventuelle Umleitungen.
Mehr dazu im Anwendungsbeispiel Automatische Benutzerabmeldung.
Vorlage anwenden
Sie können eine Vorlage auf einzelne Benutzer oder ganze Gruppen anwenden.
Klicken Sie in der Kopfzeile der Vorlage auf die Schaltfläche Anwenden und wählen Sie:
- Einen bestimmten Benutzer – direkt aus der Benutzerliste
- Alle Mitglieder einer Gruppe
Nach dem Anwenden erscheint eine Rückmeldung, ob die Ausführung erfolgreich war.
Möchten Sie die Vorlage regelmäßig automatisch ausführen? Richten Sie eine Ausführung (Template Timer) ein – das Dokument Ausführungen beschreibt die Konfiguration.
EventBridge-Integration
Jede Vorlage besitzt eine eindeutige TemplateId.
Diese ID wird für die Automatisierung mit dem Modul EventBridge benötigt: Über den FpEvent ExecuteUserTemplate können externe Ereignisse (z. B. Uhrzeiten, Kalendereinträge) die Vorlage automatisch auslösen.
Die TemplateId finden Sie in der Kopfzeile der Vorlage über das Info-Symbol. Per Klick kopieren Sie sie in die Zwischenablage.