Call Recording für STARFACE
Rechtskonform aufzeichnen und aufbewahren
MiFID II , WpHG, FinVermV
oder Leitstellenkommunikation nach EN 50518-2Opt-in/Opt-out mittels integriertem IVR (optional)
Widerspruch-/Ausnahmelisten
Revisionssicher durch signierte Prüfsummen (SHA256/RSA)
Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien
Retention Policies automatisch umsetzen1
NEU KI-Transkription (Speech to Text)
Unterstützt lokale KI-Modelle (WhisperX)1
(damit Daten nicht an Dritte übermittelt werden)
Weitere KI-Provider: Deepgram Nova2/Nova3, STARFACE Whisper1
BYOK: KI-Anbieter mit eigenem API-Key anbinden
NEU Aufzeichnung- und Transkriptionsevents
Übergabe an externe Systeme (per EventBridge) und andere Module (z.B. PowerDesk)
Aufzeichnungen, Metadaten, Transkriptionen und Protokolle exportieren
Microsoft OneDrive1
SMB/CIFS, SFTP2
Microsoft SQL-Server, PostgreSQL, MySQL/MariaDB, Derby2
Weitere Funktionen
Unterstützung verschlüsselter Telefonate oder iFMC/BYOD-Geräte
Getrennte Aufzeichnung von Anrufer, Angerufenem oder beider Teilnehmer
1Voraussetzung für OneDrive-Anbindung und Retention Policies ist eine Microsoft OneDrive for Business Lizenz. Voraussetzung für STARFACE Whisper ist eine STARFACE-Cloud-Umgebung. Die Installation lokaler KI-Modell-Umgebungen ist nicht Bestandteil des Produkts. 2Per integriertem SSH-Tunnel auch aus der STARFACE-Cloud. 3Erfordert Fluxpunkt EventBridge. 4Erfordert Fluxpunkt PowerDesk.
Beschreibung
Call Recording erweitert Ihre STARFACE um professionelle Gesprächsaufzeichnung und Transkription inkl. automatischer Archivierung und revisionssicherer Protokollierung. Aufzeichnungen werden regelbasiert gestartet, parallel auf mehrere Ziele kopiert und mit signierten Prüfsummen versehen. Dank OneDrive-Integration lassen sich Aufbewahrungs-/Löschregeln durchsetzen. Ideal für Gesprächsdokumentation, Qualitätssicherung, Compliance und Schulung. Zu jedem Gespräch werden Metadaten in Textform exportiert, so dass ein einfaches Durchsuchen selbst mit Bordmitteln jedes Arbeitsplatz-PCs möglich ist.
Durch die eingebaute Transkriptionsfunktion mit Unterstützung für lokale KI-Modelle, kann jedes Gespräch auch in einen lesbaren Chatverlauf verwandelt werden. Die Mitschriften werden an die STARFACE-Ruflisteneinträge angehängt und können automatisiert an externe Systeme übergeben3 oder in der STARFACE App eingeblendet werden4
Die Bedienoberfläche
Wir nennen sie UI+ und sie setzt Maßstäbe bei der BedienbarkeitAufzeichnungseinstellungen
Über die grafische Moduloberfläche in Call Recording legen Sie beliebig viele Aufzeichnungseinstellungen, Ausnahmelisten und Speicherziele an.
- Zuweisen per Dropdown (Mehrfachauswahl, Duplizieren, Aktivieren/Deaktivieren)
- Testen von OneDrive/SFTP/SMB direkt aus der UI
- Live-Ansicht / Aufzeichnungsbrowser zur schnellen Nachverfolgung
Rechtskonforme Aufzeichnung, Transkription und Aufbewahrung
Die Aufzeichnung und Verarbeitung nicht-öffentlicher Gespräche erfordert innerhalb vieler nationaler Jurisdiktionen, insbesondere innerhalb der Europäischen Union, die Beachtung verschiedener Rechtsnormen, um gesetzeskonform durchgeführt werden zu können. In Ländern der Europäischen Union müssen für eine Verarbeitung personenbezogener Daten mindestens die Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO vorliegen.
Call Recording wurde so konzipiert, dass es den Anforderungen an eine gesetzeskonforme Nutzung grundsätzlich gerecht werden kann. Bitte achten Sie darauf, dass die Aufzeichnung und Verarbeitung von Gesprächsdaten nie unbefugt erfolgt.
| Anforderung | Umsetzung | |
|---|---|---|
| Dokumentationspflichten nach WpHG, FiMaNoG sowie (EU) DV MiFID II | ||
Vollständigkeit der Aufzeichnung (vgl. Ordnungswidrigkeitstatbestände des WpHG). | Call Recording zeichnet ein- und ausgehende Gespräche ab dem Zeitpunkt des Rufaufbaus auf (Ausnahme: konfigurierte Hinweis-Ansagen vor Gesprächsbeginn; in diesem Fall unmittelbar nach Wiedergabe der Ansage). Die Aufnahme stoppt automatisch bei Beendigung des Gesprächs. Hierzu sind keine Benutzerinteraktionen erforderlich. Eine versehentliche Nichtaufzeichnung ist ausgeschlossen. Ohne expliziten Benutzereingriff (zum Stoppen einer Aufzeichnung) ist die Vollständigkeit der Aufzeichnung somit automatisch gewährleistet. | Ja |
Erfüllung von Aufbewahrungspflichten (5 Jahre; oder auf Verlangen der BaFin 7 Jahre) nach § 83 Abs. 8 Satz 1 WpHG. | Bei Verwendung von Microsoft OneDrive for Business als Speicherziel, können Aufbewahrungsrichtlinien (sog. Retention Policies) für die Durchsetzung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eingerichtet und nachgewiesen werden. | Ja |
Sicherstellung der Aufzeichnung über alle zur Verfügung gestellten und auch privaten Endgeräte von Mitarbeitern nach § 83 Abs. 4 WpHG (sofern Nutzung gebilligt und Zustimmung der Mitarbeiter vorliegt). | Automatische Aufzeichnung aller Anrufe von Benutzern in einer Aufzeichnungsgruppe (eingehend und ausgehend). Auch bei, auf Mobiltelefone oder in Home Offices, weitergeleiteten iFMC-Anrufen. | Ja |
Vorab-Information über die Aufzeichnung von Telefongesprächen nach § 83 Abs. 5 Satz 1 WpHG. | Konfigurierbare Hinweis-Ansage für eingehende und ausgehende Gespräche vor Beginn der Aufzeichnung. | Ja |
Löschpflicht nach Ablauf der geforderten Aufbewahrungsdauer nach § 83 Abs. 8 Satz 2 WpHG. | Bei Verwendung von Microsoft OneDrive for Business als Speicherziel, kann über Aufbewahrungsrichtlinien die automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer umgesetzt werden. | Ja |
Einsatz technischer Einrichtungen zur Verhinderung nachträglicher Verfälschung nach § 83 Abs. 9 WpHG. | Durch Aktivierung von Prüfsummensignaturen innerhalb der Modulkonfiguration ist jederzeit der Nachweis der Unverändertheit möglich bzw. Integrität von Aufzeichnungen gewährleistet. Bei Verwendung von Microsoft OneDrive for Business kann über Aufbewahrungsrichtlinien durchgesetzt werden, dass die Originalkopie einer Datei während der Aufbewahrungsdauer erhalten bleibt. | Ja |
Technologieneutrale Einhaltung der Aufzeichnungsanforderungen und Aufbewahrung der Originalaufzeichnung nach Maßgabe der delegierten Verordnung zur MiFID II. | Aufzeichnungen werden im Original-Telefonie-Codec gespeichert und sind mit jedem gängigen Audioplayer abspielbar. Prüfsummen, Zertifikate und Signaturen entsprechen verbreiteten Standards (SHA256 Prüfsummen, X.509-Zertifikate und RSA-basierte Signaturen) und können mit gängigen Tools wie OpenSSL plattformunabhängig geprüft werden. Metadaten werden als Textdateien (UTF-8 kodiert) gespeichert und exportiert. | Ja |
Chronologische geordnete Aufbewahrung von Aufzeichnungen | Jede Aufzeichnung enthält als Dateinamensbestandteil der ersten Stelle einen Zeitstempel. Somit bleibt selbst bei alphabetischer Sortierung die Chronologie erhalten. | Ja |
| § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes) | ||
Essentielle Tatbestandsvoraussetzungen:
| Es ist sicherzustellen, dass die Aufnahme bzw. das Abhören des Gesprächs nicht unbefugt stattfindet. Mögliche Maßnahmen (abhängig vom konkreten Anwendungsfall):
| Ja |
| Art. 6 DSGVO (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung) | ||
Verarbeitungsvoraussetzungen:
| Die einfachste Möglichkeit einer gesetzeskonformen Anwendung ist die Einholung einer Einwilligung der betroffenen Person. Folgende technische Möglichkeiten stehen auch in Kombination zur Verfügung:
| Ja |
Die Voraussetzungen, zu ergreifenden Maßnahmen und die mögliche Umsetzung einer gesetzeskonformen Aufzeichnung und Verarbeitung sind vom konkreten Anwendungsfall abhängig und individuell zu erörtern. Konsultieren Sie auf jeden Fall eine zur Rechtsberatung berechtigte Person, um das Vorliegen positiver Verarbeitungsvoraussetzungen und das Nichtvorliegen von Verarbeitungsverboten sicherzustellen. Unterstützende Informationen für Ihren Datenschutzbeauftragten und Ihre Rechtsberatung finden Sie in unserer FAQ. | ||
KI-Transkription: Compliance & Betrieb
Passend zu Ihren Anforderungen: von sofort einsatzbereit bis vollständig kontrolliert. Je nach Compliance-, Datenschutz- und Integrationsanforderung stehen Ihnen drei Betriebsmodelle zur Verfügung:
Cloud
schnell & einfach
Ideal für den unkomplizierten Einstieg in die Gesprächstranskription. Einrichtung und Betrieb erfolgen vollständig gemanagt, sodass Sie ohne Vorlauf starten und flexibel skalieren können.
In wenigen Minuten produktiv – ohne eigene Infrastruktur
Große Anbieterauswahl
Neueste Modelle & beste Ergebnisse
Keine Investitionskosten
Maximal flexibel
Deepgram Nova
ElevenLabs Scribe
Dedizierter Managed Service
outgesourced
Für höhere Anforderungen an Datenschutz, Latenz oder gleichzeitige Verarbeitung. Sie erhalten eine isolierte, auf Ihren Anwendungsfall zugeschnittene Umgebung – wir übernehmen den zuverlässigen Betrieb.
Mehr Kontrolle ohne eigenen Betriebsaufwand.
Klassische Auftragsverarbeitung nach Kundenvorgabe
Isolierte Umgebung für höhere Anforderungen
Explizit zugewiesene Resourcen
Klare Zuständigkeiten
Fluxpunkt GAIA (bald verfügbar)
Self-Hosted
in-house & kontrolliert
Für sensible Gesprächsdaten und strikte interne oder regulatorische Vorgaben. Die Transkription läuft in Ihrer eigenen Umgebung – mit Ihrer Hardware, Ihren Prozessen und der von Ihnen gewählten Modellstrategie.
Individuelle Modellauswahl und maximale Kontrolle.
Eigene Modelle & eigene Hardware
Optimiert auf den eigenen Anwendungsfall
Höchste Vertraulichkeit, Datenhoheit & Entscheidungsfreiheit
Deepgram Nova
Whisper X
Cloud
schnell & einfach
Ideal für den unkomplizierten Einstieg in die Gesprächstranskription. Einrichtung und Betrieb erfolgen vollständig gemanagt, sodass Sie ohne Vorlauf starten und flexibel skalieren können.
In wenigen Minuten produktiv – ohne eigene Infrastruktur
Große Anbieterauswahl
Neueste Modelle & beste Ergebnisse
Keine Investitionskosten
Maximal flexibel
Deepgram Nova
ElevenLabs Scribe
Dedizierter Managed Service
outgesourced
Für höhere Anforderungen an Datenschutz, Latenz oder gleichzeitige Verarbeitung. Sie erhalten eine isolierte, auf Ihren Anwendungsfall zugeschnittene Umgebung – wir übernehmen den zuverlässigen Betrieb.
Mehr Kontrolle ohne eigenen Betriebsaufwand.
Klassische Auftragsverarbeitung nach Kundenvorgabe
Isolierte Umgebung für höhere Anforderungen
Explizit zugewiesene Resourcen
Klare Zuständigkeiten
Fluxpunkt GAIA (bald verfügbar)
Self-Hosted
in-house & kontrolliert
Für sensible Gesprächsdaten und strikte interne oder regulatorische Vorgaben. Die Transkription läuft in Ihrer eigenen Umgebung – mit Ihrer Hardware, Ihren Prozessen und der von Ihnen gewählten Modellstrategie.
Individuelle Modellauswahl und maximale Kontrolle.
Eigene Modelle & eigene Hardware
Optimiert auf den eigenen Anwendungsfall
Höchste Vertraulichkeit, Datenhoheit & Entscheidungsfreiheit
Deepgram Nova
Whisper X
Der Funktionsumfang
Einfache Bedienbarkeit im Alltag
Call Recording ist darauf ausgelegt, nach der Einrichtung „im Hintergrund“ zu laufen – ohne dass Mitarbeiter jedes Gespräch manuell starten müssen. Für alle konfigurierten Gruppen, Benutzer und Rufnummern werden Aufzeichnungen automatisch begonnen, sobald der Rufaufbau startet, und beim Auflegen wieder beendet. Eine versehentliche Nicht-Aufzeichnung wird damit zuverlässig vermieden.
Ob Gespräche künftig aufgezeichnet werden oder nicht, steuern Mitarbeiter in typischen Szenarien einfach über ihre Mitgliedschaft in einer Aufzeichnungsgruppe (z.B. per Funktionstaste An-/Abmelden). Administrativer Konfigurationsaufwand bleibt dabei vollständig in der IT und ist für Endanwender nicht sichtbar.
Echtheit und Originaltreue der Aufzeichnungen
Call Recording speichert Gespräche im Original-Audioformat des geführten Telefonats – ohne zusätzliche, verlustbehaftete Transkodierung. Das stellt sicher, dass genau das aufgezeichnet wird, was wirklich übertragen wurde.
Sie können flexibel entscheiden, ob nur der Anrufer, nur der Angerufene oder beide Seiten aufgezeichnet werden. Bei beidseitiger Aufzeichnung werden die Audioströme als separate Kanäle einer Stereo-Datei gespeichert. So lassen sich Sprecherkanäle später wieder trennen, getrennt auswerten oder in Analyse-Tools übergeben, ohne dass Informationen verloren gehen.
Speicherbedarf und langfristige Archivierung
Durch die Nutzung gängiger Telefonie-Codecs ist der Speicherbedarf überraschend gering: Schon mit Codecs wie G.711 liegen zwei Gesprächskanäle typischerweise bei rund 1 MB pro Gesprächsminute. Selbst sehr umfangreiche Archive mit vielen tausend Gesprächen bleiben damit handhabbar.
In Verbindung mit den flexiblen Ablagestrukturen von Call Recording – etwa tageweise Unterordner auf einer Freigabe – lassen sich einfache Archivkonzepte umsetzen, von der dateibasierten Langzeitablage (z.B. auf Fileservern oder WORM-Medien) bis hin zu periodisch beschriebenen Offline-Datenträgern.
Metadaten, Durchsuchbarkeit und Vollständigkeitsnachweis
Zu jeder Aufzeichnung legt Call Recording eine Metadatendatei mit identischem Basisnamen (z.B. …_info.txt) ab. Diese enthält u.a.:
- Zeitstempel des Aufzeichnungsbeginns
- die STARFACE-Call-ID zur späteren Zuordnung zu Ruflisteneinträgen
- Informationen zu Anrufer und Angerufenem (Rufnummern und – sofern verfügbar – Namensauflösung)
- Angaben zu Aufzeichnungseinstellungen und Speicherzielen
Optional werden in den Metadaten zusätzlich Verweise auf vorangegangene Aufzeichnungen geführt. So entsteht eine lückenlose Kette von Aufzeichnungen, die es ermöglicht, Gesprächsfolgen und -abläufe sauber zu rekonstruieren.
Da die Metadaten als einfache Textdateien (UTF-8) gespeichert werden, können sie sowohl von Fachanwendungen (z.B. DMS, Auswertungstools) als auch mit Bordmitteln des Betriebssystems durchsucht und weiterverarbeitet werden. In Kombination mit den Datenbank-Exports (SQL) steht damit eine sehr robuste Grundlage für Audit- und Recherche-Szenarien zur Verfügung.
Revisionssicherheit und kryptografische Signaturen
Für besonders hohe Compliance-Anforderungen bietet Call Recording umfangreiche Funktionen zur Revisionssicherheit:
- Für jede Aufzeichnung werden Prüfsummen (z.B. SHA-256) über Audio- und Metadaten gebildet.
- Auf Wunsch signiert Call Recording diese Prüfsummen mit einem pro Installation erzeugten RSA-Schlüsselpaar.
- In den Protokollen werden die Signaturen gemeinsam mit den Prüfsummen abgelegt; Metadaten können zusätzlich aufeinander verweisen.
Auf diese Weise entsteht eine kryptografisch abgesicherte, verkettete Chronologie aller Aufzeichnungen. Manipulationen – sei es das nachträgliche Ändern oder Entfernen einzelner Files – lassen sich dadurch zuverlässig erkennen. Die Prüfung kann mit üblichen Werkzeugen (z.B. shasum, openssl) oder über ein mitgeliefertes Prüfskript erfolgen, ohne dass proprietäre Software erforderlich ist.
Archivierungsstrategien und Mehrfachspeicherziele
Call Recording unterstützt die gleichzeitige Ablage auf mehreren Speicherzielen:
- Windows-Netzwerkfreigaben (SMB/CIFS)
- SFTP-Server (auch via integriertem SSH-Tunnel aus der STARFACE-Cloud)
- Microsoft OneDrive for Business mit Retention Policies
- optionale parallele Ablage in Datenbanken (Microsoft SQL-Server, PostgreSQL, MySQL/MariaDB, Derby)
Typische Strategien sind z.B.:
- Primärarchiv in OneDrive zur Durchsetzung von Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien
- Zusätzliche Kopie auf Fileserver oder NAS für schnellen Zugriff im internen Netz
- Auslagerung auf Offline-Medien (z.B. periodisch erstellte Datenträger), die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist selektiv vernichtet werden können
So lassen sich sowohl gesetzliche Vorgaben als auch interne Compliance-, Sicherheits- und Performanceanforderungen abbilden.
Vorteile auf einen Blick
- Vollständig: Aufzeichnung der gesamten Audioübertragung – bereits ab Rufaufbau und inklusive Warteschlangen, Ansagen und Klingelphase.
- Durchsuchbar: Metadaten und Dateinamen enthalten alle relevanten Informationen, von Zeitstempel bis Rufnummer, und können einfach gefiltert und durchsucht werden.
- Archivierbar: Speicherung im Original-Codec mit sehr geringem Speicherbedarf – ideal für Mehrjahres-Archive.
- Cloud-fähig: Voll kompatibel mit STARFACE Cloud-Anlagen und Cloud-Speicherdiensten (z.B. OneDrive).
- Ohne Zusatzhardware: Es ist keine separate Recording-Hardware notwendig; Call Recording arbeitet direkt mit Ihrer bestehenden STARFACE.
- Investitionsschutz: Lizenzen funktionieren ohne abhängige externe Lizenzserver („Offline-Lizenzen“) und sichern so den Betrieb auch in isolierten oder hochregulierten Umgebungen.
- Wirtschaftlich: Einmalige Lizenz pro Server, kombinierbar mit Subscription-Modellen – ohne versteckte Aufnahme- oder Gesprächsminutenkosten.