Odoo-Bordmittel: Aufzeichnung & Transkription
Wer in Odoo die Telefon-App öffnet und einen VoIP-Anbieter konfiguriert, findet dort neben Name, WebSocket und PBX-Server-IP zwei weitere Optionen: Anrufsaufzeichnungen und Transkription. Diese Seite beschreibt ehrlich, was diese beiden Schalter tun — und an welchen Stellen sie für einen produktiven Telefoniebetrieb nicht ausreichen.
Die Odoo-Bordmittel sind ein brauchbarer Einstieg für reine Innendienst-Teams, die ausschließlich über das Odoo-Softphone telefonieren. Sobald Tischtelefone, DECT, Mobilgeräte, Einwilligungen, Aufbewahrungsfristen oder die Frage „Wohin geht eigentlich das Audio?" ins Spiel kommen, stoßen sie an ihre Grenzen.
Was Odoo selbst mitbringt
Anrufsaufzeichnungen
Ist der Schalter aktiv, entscheidet eine Richtlinie mit genau zwei Werten, wie aufgezeichnet wird:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Aufzeichnung aller Anrufe erzwingen | Jedes Gespräch wird mitgeschnitten. Benutzer können das nicht deaktivieren. |
| Benutzer entscheiden lassen | Der Mitschnitt lässt sich während des Gesprächs starten und stoppen. |
Technisch passiert das im Browser: Das Odoo-Softphone greift die Audioströme des laufenden WebRTC-Gesprächs ab, puffert sie lokal im Browser-Tab und lädt sie erst nach dem Auflegen als Anhang an den Anruf-Datensatz hoch. Die Telefonanlage ist daran nicht beteiligt und weiß von der Aufzeichnung nichts.
Transkription
Die Transkription ist ein eigener Baustein und kennt ebenfalls nur zwei Zustände: deaktiviert oder für alle Benutzer erzwingen. Sie setzt die Aufzeichnung voraus — ohne Mitschnitt kein Text.
Nach dem Auflegen wird die Aufnahme in die Warteschlange gestellt und im Hintergrund an den KI-Dienst des Herstellers übergeben. Zurück kommen zwei Felder am Anruf: ein Transkript und eine einzeilige Zusammenfassung. Ein Statusfeld zeigt an, ob das geklappt hat — mit den aufschlussreichen Werten „Verarbeitung dauert zu lange" und „Kein Ton".
Wo die Grenzen liegen
Aufgezeichnet wird nur, was durch den Browser läuft
Das ist die folgenreichste Eigenschaft. Der Mitschnitt entsteht im Browser-Tab des Odoo-Softphones — nicht in der Anlage. Daraus folgt:
- Tischtelefon, DECT, Mobile App und Türsprechstelle werden nie aufgezeichnet. Für diese Gespräche existiert in Odoo nicht einmal ein Anruf-Datensatz.
- Der Tab muss offen bleiben. Browser-Neustart, Absturz, versehentlich geschlossener Tab, Energiesparmodus des Notebooks — die Aufnahme wird erst nach dem Auflegen hochgeladen. Was vorher passiert, ist verloren.
- Der Mitschnitt ist eine Zusammenführung beider Richtungen im Browser — kein getrennter, anlagenseitiger Mitschnitt der Gesprächsseiten.
- Lange Gespräche fallen hinten runter. Für die Transkription gibt es eine Längengrenze; darüber meldet der Status schlicht, die Verarbeitung dauere zu lange.
Eine Aufzeichnungsstrategie, die von einem geöffneten Browser-Tab abhängt, ist keine Grundlage für Beweissicherung, Qualitätssicherung oder Nachweispflichten.
Alles oder nichts — es gibt keinen Prozess drumherum
Die gesamte Konfiguration besteht aus den beiden oben genannten Schaltern. Mehr Einstellungen sieht Odoo an dieser Stelle nicht vor. Es fehlen damit sämtliche Bausteine, die eine Aufzeichnung erst zulässig und betreibbar machen:
- keine Hinweisansage vor Gesprächsbeginn,
- kein Opt-in / Opt-out durch den Gesprächspartner während des Anrufs,
- keine Einwilligungsverwaltung je Rufnummer oder Kontakt,
- keine Ausnahmen für einzelne Gruppen, Rufnummern oder Gesprächsarten (Betriebsrat, Personalabteilung, Notrufe),
- keine Aufbewahrungs- und Löschfristen,
- keine Signatur oder Revisionssicherheit der Aufnahme,
- kein abgestuftes Zugriffskonzept auf die Aufnahmen selbst.
Das Audio verlässt Ihr Haus — ohne dass Sie steuern, wohin
Bei aktiver Transkription wird die Gesprächsaufnahme an den KI-Dienst des Herstellers übergeben. Odoo bietet an dieser Stelle keine Auswahl an: kein alternativer Anbieter, kein eigener Endpunkt, keine Modellwahl, keine Region, keine eigenen Prompts, kein eigener API-Schlüssel (BYOK) und keine Möglichkeit, lokal zu transkribieren.
Für eine Datenschutz-Folgenabschätzung heißt das: Sie übermitteln personenbezogene Sprachaufnahmen an einen Verarbeiter, den Sie nicht auswählen und dessen Verarbeitungsparameter Sie nicht beeinflussen können. Und weil die Richtlinie nur „aus" oder „für alle erzwingen" kennt, gibt es auch keinen Weg, einzelne Abteilungen oder Gesprächsarten davon auszunehmen.
Das Ergebnis ist ein Textblock, kein Arbeitsergebnis
Was am Anruf ankommt, sind zwei Felder: der Transkripttext und eine einzeilige Zusammenfassung. Keine Aufgabenliste, keine Gesprächskategorie, keine erkannten Vorgangs- oder Ticketnummern, keine Konfidenzangaben zu unsicheren Passagen, keine Auswertung über die Gesprächshistorie hinweg. Für „nachlesen, worum es ging" reicht das. Für einen Prozess, der aus einem Gespräch ein Ticket, eine Aufgabe oder eine Rechnungszeile macht, nicht.
Gegenüberstellung
| Odoo-Bordmittel | fluxpunkt-Weg | |
|---|---|---|
| Erfasst Gespräche am Tischtelefon, DECT, Mobil | Nein | Ja |
| Unabhängig von geöffnetem Browser-Tab | Nein | Ja |
| Hinweisansage und Opt-in/Opt-out im Gespräch | Nein | Ja |
| Einwilligungsverwaltung je Kontakt | Nein | Ja |
| Ausnahmen für Gruppen und Rufnummern | Nein | Ja |
| Aufbewahrungsfristen und Löschrichtlinien | Nein | Ja |
| Signierte, revisionssichere Aufzeichnung | Nein | Ja |
| Transkription wahlweise vollständig lokal | Nein | Ja |
| Anbieter, Modell und Region frei wählbar | Nein | Ja |
| Eigener API-Schlüssel (BYOK) | Nein | Ja |
| Zusammenfassung, Aufgabenliste, Kategorien | Nein | Ja |
| Erkannte Vorgangs-/Ticketnummern als Feld | Nein | Ja |
Die fluxpunkt-Seite dieser Tabelle entsteht aus Call Recording (Aufzeichnung, Ansagen, Einwilligung, Aufbewahrung) und AíPowerDesk (Transkription, KI-Auswertung) — beides Module, die auf Ihrer STARFACE laufen. Die Übergabe an Odoo beschreibt KI-Gesprächszusammenfassungen.
Das heimliche Mitschneiden des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar — unabhängig davon, wie leicht sich die Funktion aktivieren lässt. Dazu kommen die Anforderungen der DSGVO an Rechtsgrundlage, Transparenz, Auftragsverarbeitung und Löschfristen sowie, bei Gesprächen von Beschäftigten, die Mitbestimmung. Wer aufzeichnen möchte, braucht Ansage, Einwilligung, Ausnahmen und Fristen — nicht nur einen aktivierten Haken.
Unsere Empfehlung
- Beide Schalter bewusst deaktiviert lassen, solange keine geprüfte Verfahrensbeschreibung vorliegt. Die Aufzeichnung ist im Auslieferungszustand aus — die hinterlegte Richtlinie steht allerdings häufig bereits auf „für alle erzwingen" und würde beim Aktivieren sofort greifen.
- Aufzeichnung dort ansiedeln, wo die Gespräche entstehen: in der STARFACE. Dann sind alle Endgeräte erfasst, und Ansage, Einwilligung und Fristen liegen an einer Stelle.
- Die Transkription selbst in der Hand behalten — lokal auf der Anlage oder über einen Anbieter Ihrer Wahl mit eigenem Schlüssel.
- Das Ergebnis nach Odoo zurückgeben, statt Odoo die Verarbeitung zu überlassen: Transkript, Zusammenfassung und Aufgaben landen am Kontakt, am Lead oder am Ticket.
Häufige Fragen
Odoo-Bordmittel
Kann ich die Odoo-Aufzeichnung parallel zu Call Recording betreiben?#
Technisch ja — sinnvoll ist es selten. Sie hätten dann zwei Mitschnitte desselben Gesprächs an zwei Orten, mit zwei Aufbewahrungsfristen und zwei Löschpflichten, von denen einer nur einen Teil der Gespräche abdeckt. Für Auskunfts- und Löschersuchen ist das eine Fehlerquelle.
Warum zeichnet Odoo Anrufe vom Tischtelefon nicht auf?#
Weil die Aufzeichnung im Browser des Odoo-Softphones stattfindet und nicht in der Telefonanlage. Gespräche, die nicht über dieses Softphone laufen, erzeugen in Odoo weder eine Aufnahme noch einen Anrufdatensatz. Genau hier setzen EventBridge und Call Recording an — sie arbeiten auf Ebene der Anlage und erfassen deshalb jedes Endgerät.
Wohin gehen die Audiodaten bei der Odoo-Transkription?#
An den KI-Dienst, den Odoo dafür vorsieht. Eine Auswahl des Anbieters, des Endpunkts, des Modells oder der Verarbeitungsregion ist an dieser Stelle nicht vorgesehen, ebenso wenig die Nutzung eines eigenen API-Schlüssels. Wenn Sprachdaten Ihr Haus nicht verlassen sollen, ist das der entscheidende Punkt.
Kann ich einzelne Abteilungen von der Transkription ausnehmen?#
Mit den Bordmitteln nicht. Die Richtlinie kennt nur „deaktiviert" und „für alle Benutzer erzwingen" — eine Abstufung nach Benutzer, Gruppe, Rufnummer oder Gesprächsart gibt es nicht.
Wir nutzen das Odoo-Softphone über WebRTC Connect. Ändert das etwas?#
Am Verhalten der Bordmittel nichts: Aufzeichnung und Transkription bleiben browserseitige Odoo-Funktionen, unabhängig davon, welche Anlage die Gespräche vermittelt. WebRTC Connect sorgt dafür, dass das Softphone eine vollwertige STARFACE-Nebenstelle ist — und damit dafür, dass die Gespräche auch anlagenseitig sauber erfasst werden können.
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